| Version: | 1.5 |
| Datum: | 2019-01-07 |
| Status: | Freigegeben |
| Vertraulichkeit: | Öffentlich |
| Dokument-ID: | 20180430-001 |
1 Einleitung
Dipl.-Ing. (FH) Stefan Wiedner, M.A. – Consulting 4 Solutions (nachfolgend C4S) nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst und hält sich strikt an die europäischen und nationalen Datenschutzbestimmungen. Hierbei verwendet C4S immer die aktuellsten technischen und organisatorischen Vorkehrungen (insbesondere durch spezielle logische und physikalische Zugangsregelungen), um Ihre Daten vor Zugriffen und missbräuchlicher Verwendung durch unbefugte Personen zu schützen. Unsere Mitarbeiter sind mit dem Umgang von personenbezogenen Daten geschult und gewährleisten so ein sehr hohes Schutzniveau für Ihre Daten.
Die nachfolgende Erklärung beschreibt Ihnen als Besucher der Webseite, Kunde oder Interessent bei C4S, für welchen Zweck welche Art von Daten erhoben werden, wie lange sie gespeichert werden und wie Sie jederzeit über den Umgang mit Ihren persönlichen Daten bestimmen können.
Personenbezogene Daten dürfen ausschließlich im Rahmen der konkreten Aufgabenerfüllung von Mitarbeitern und nur für solche Zwecke verarbeitet und übermittelt werden, für die sie ursprünglich erhoben wurden. Personenbezogene Daten werden nur im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften und/oder bei ausdrücklicher Zustimmung an Dritte übermittelt. Sie werden unmittelbar nach Wegfall des Zweckes, für den sie erhoben wurden gelöscht oder anonymisiert. Gegenüber staatlichen Stellen werden personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der rechtlichen Vorschriften offen gelegt.
2 Sicherheitsstandards und Datenverlust
C4S schützt die auf seinen IT-Anlagen gespeicherten Daten nach dem jeweiligen Stand der Technik. Für den Fall, dass es trotz höchster Sicherheitsanforderungen bei C4S zu einem Verlust von Daten kommen sollte, hat C4S spezielle Eskalationsmaßnahmen vorgesehen, wonach umgehend allfällige technische und/oder manuelle Schwachstellen zu eruieren und zu bereinigen bzw. entsprechende Gegenmaßnahmen zu setzen sind. Je nach Schwere bzw. Betroffenheit von konkreten Personen werden diese sowie die zuständigen Behörden (Regulierungsbehörde, Datenschutzkommission) informiert.
3 Was sind personenbezogene Daten?
Personenbezogene Daten sind Daten, anhand derer Sie persönlich identifiziert werden können, wie beispielsweise Name, Adresse, Email Adresse, Telefonnummer, etc.
Bei einem Besuch der Webseite kommen aus technischen Gründen weitere Daten dazu, wie beispielsweise Ihre IP-Adresse, Internet-Access Provider, etc.
Daten sind nicht personenbezogen, wenn sie sich nicht auf eine bestimmte Person beziehen.
z.B. es wird das Geschlecht, die Altersgruppe, in die man fällt oder wie viele Personen die Webseite pro Tag besuchen, gespeichert.
Statistische Daten, die beispielsweise beim Besuch des Web-Shops erhoben werden und die nicht direkt mit Ihrer Person in Verbindung gebracht werden können, sind somit keine personenbezogenen Daten – z.B. Statistiken, welche Seiten auf der Website von C4S besonders beliebt sind oder wie viele Nutzer bestimmte Seiten besuchen.
4 Welche Daten verarbeitet C4S?
C4S ermittelt und verarbeitet Stamm- und Bewegungsdaten sowie andere von Ihnen im Rahmen des Vertragsverhältnisses und von Dritten im Rahmen der Überprüfung der Identität, Geschäftsfähigkeit und der Kreditwürdigkeit des Kunden bekanntgegebene personenbezogene Daten.
4.1 Stammdaten
Unter Stammdaten werden Ihre persönlichen Daten, die Sie C4S vor allem bei Vertragsabschluss bekanntgeben, verstanden. Hierunter fallen Firma, Firmenanschrift, Firmenbuchnummer Ansprechpersonen mit Name, akademischer Grad, Kontaktinformationen (Emailadresse, Telefonnummer, Faxnummer), Informationen über Art und Inhalt des Vertragsverhältnisses sowie Ihre Daten zur Bonität.
C4S löscht die den Kunden betreffenden Stammdaten spätestens sieben Jahre nach Abwicklung aller aus Vertragsverhältnissen stammenden Ansprüche.
4.2 Bewegungsdaten
Unter Bewegungsdaten versteht man all jene Daten, die zur Abrechnung von Leistungen erforderlich sind.
C4S löscht die den Kunden betreffenden Stammdaten spätestens sieben Jahre nach Abwicklung aller aus Vertragsverhältnissen stammenden Ansprüche.
4.3 Betriebliche Zwecke
Nur sofern personenbezogene Daten für betriebliche Zwecke (das sind insbesondere Support-Anfragen, Optimierung von Angeboten sowie Analyse und Vorbeugung von betrügerischen Handlungen zu Lasten von C4S) unbedingt notwendig sind, verarbeitet C4S ihre Daten zu betrieblichen Zwecken. Zu diesen Zwecken gespeicherte Daten werden spätestens nach sechs Monaten gelöscht, sofern sie nicht zur Abwicklung laufender Projekte notwendig sind.
Um die vereinbarten Tätigkeiten sicherstellen zu können, arbeitet C4S mit unterschiedlichen Dienstleistern bzw. Partnern (z.B. Hardwarelieferanten) zusammen, die zur Auftragsabwicklung auch Daten erhalten. Diese Dienstleister und Partner befinden sich teilweise auch außerhalb der Europäischen Union. Ist dies der Fall, stellt C4S mittels geeigneter Garantien sicher, dass das hohe Niveau des Datenschutzes der Europäischen Union sowie Österreichs auch von den Dienstleistern und Partnern eingehalten wird.
4.3.1 Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte
Ihre Daten werden ausschließlich zur Erbringung unserer Leistungen genutzt und ohne Ihre explizite Einwilligung selbstverständlich nicht an Dritte weitergegeben. Es findet keinesfalls ein Verkauf oder eine Vermarktung Ihrer Daten statt. Eine Ausnahme bildet die Weitergabe an Behörden, sofern hierzu eine rechtliche Verpflichtung besteht. Unsere Mitarbeiter und Partner, die durch Leistungen Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erlangen könnten, sind vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet.
4.3.2 Diese Rechte haben Sie
Sollten die gespeicherten Daten nicht richtig sein, können Sie die Korrektur jederzeit telefonisch oder über das Kontaktformular vornehmen lassen.
Sie haben jederzeit das Recht auf kostenfreie Auskunft über die bezüglich Ihrer Person gespeicherten Daten, deren Herkunft und Empfänger sowie den Zweck der Datenverarbeitung. Ebenso haben Sie das Recht auf Datenübertragung sowie Löschung Ihrer Daten.
Bitte kontaktieren Sie uns über das Kontaktformular oder telefonisch.
Sollte es jemals Anlass zu Beschwerden wegen der Verarbeitung Ihrer Daten geben, so können Sie sich damit auch jederzeit an die Datenschutzbehörde wenden.
4.3.3 Weitere Informationen
Ihr Vertrauen ist uns wichtig. Daher möchten wir Ihnen jederzeit Rede und Antwort bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen. Wenn Sie Fragen haben, die Ihnen diese Datenschutzerklärung nicht beantworten konnte oder wenn Sie zu einem Punkt vertiefende Informationen wünschen, wenden Sie sich an uns:
Consulting 4 Solutions
Kammanngasse 7-9/B/10
2700 Wiener Neustadt
M: +43 664 2304707
E: office@c4s.at
W: Kontaktformular
5 Datenverarbeitung zur Vertragserfüllung
5.1 Bearbeitung Ihrer Aufträge
Für die Bearbeitung Ihres Auftrags nehmen wir folgende personenbezogenen Daten auf: Firma, Firmenadresse, Email-Adresse, Telefonnummer und Ihre Bankverbindungen. Für von Ihnen genannte Ansprechpartner werden Vor- und Nachname, Adresse, Email-Adresse und Telefonnummer gespeichert. Diese Daten benötigen wir um mit Ihnen zu kommunizieren. Sind dafür weitere Standortadressen notwendig, werden auch diese gespeichert.
5.2 Vertragsabschluss mit C4S
Schließen Sie einen Vertrag über die Inanspruchnahme von Leistungen der C4S ab, so geben Sie Ihre Stammdaten direkt an. Diese werden benötigt, um die von Ihnen beauftragten Dienstleistungen zu verrechnen sowie im Service für Ihre Anfragen zur Verfügung zu stehen.
5.3 Verrechnung
5.3.1 Unternehmens- und abgaberechtliche Pflichten
Aus buchhalterischen und unternehmerischen bzw. rechtlichen Gründen werden Stamm- und Bewegungsdaten von Kunden und Lieferanten von C4S verarbeitet, analysiert und aufbewahrt. Sämtliche abgabenrelevanten Aufzeichnungen werden sieben Jahre gespeichert. Dies ist entsprechend der BAO (=Bundesabgabenordnung) verpflichtend.
5.3.2 Rechnungslegung
Sie können sich entscheiden, ob Sie Rechnungen per Email zugeschickt oder per Post zugestellt bekommen möchten. Bei der E-Rechnung wird Ihnen eine Email auf die von Ihnen genau für diesen Zweck angegebene Email Adresse zugeschickt, die Sie mit Anklicken des Bestätigungslinks bestätigen.
Für die Rechnungserstellung werden Stamm- und Bewegungsdaten verwendet. Die Stammdaten sowie Bewegungsdaten finden Sie direkt auf der Rechnung. Druck und Versand der Papierrechnung werden von C4S selbst durchgeführt und die Daten daher an niemanden sonst weitergegeben.
Im Falle eines Rechnungseinspruchs werden die Bewegungsdaten bis zur endgültigen Entscheidung gespeichert. Die Rechnungen werden für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren aufbewahrt.
5.3.3 Bezahlung der Rechnung
Für die Begleichung von Rechnungen setzt C4S auf die Überweisung aktiv durch den Kunden.
Überweisen Sie den offenen Rechnungsbetrag an C4S (egal ob Telebanking oder Erlagschein bei der Bank), so erfolgt die Zuweisung der Zahlung auf Ihr Vertragskonto bei C4S manuell mittels Ihrer Stammdaten, die C4S von ihnen gespeichert hat.
Die Originalbelege werden in Form von Scans für die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren gespeichert.
5.3.4 Mahnung
Für die Einleitung zweckentsprechender Mahnschritte im Fall eines Zahlungsverzugs bzw. bei Nichtzahlung des offenen Saldos Ihrerseits werden – zur Erfüllung Ihrer Vertragspflichten – Ihre Stammdaten sowie Angaben zu den fälligen Rechnungen von C4S verwendet.
5.3.5 Inkasso
Im Falle eines Zahlungsverzugs bzw. bei Nichtzahlung des offenen Saldos werden Ihre Kundendaten (Name, Anschrift, bekanntgegebene und bestätigte Email Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Beruf, Rufnummer, Vertragsausfertigung) sowie Angaben zu den betreffenden Zahlungsrückständen (Rechnungen, Kontoaufstellung) an ein Inkassobüro oder an Rechtsanwälte zur Einbringung der offenen Forderung(en) übermittelt.
Diese Daten werden von den Inkassobüros sieben Jahre nach dem Abschluss der Einbringung wieder gelöscht.
Ihre Kundendaten (Name, Adresse, etc.) sowie Bonitätsdaten werden bei Zahlungsverzug an behördlich befugte Auskunfteien zum Zweck des Gläubigerschutzes ausschließlich mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung übermittelt. Sie können der Übermittlung der Daten mit Wirkung für die Zukunft, ohne Angabe von Gründen, jederzeit per Post, Telefon oder über das Kontaktformular auf unserer Website widerrufen.
5.3.6 Einspruchs-/Reklamationsbearbeitung
In Reklamations- und Einspruchsfällen greift C4S auf jene in Datenbanken gespeicherten Stamm-, Bewegungs-, Zahlungsdaten zu, die zur Überprüfung der Reklamation benötigt werden. Bestreiten Sie Leistungen von Drittanbietern oder Subauftragnehmern, so werden, falls zur Klärung des Sachverhalts notwendig, Ihre Stammdaten, die Bestellnummern der Leistungen sowie die interne Bearbeitungsnummer von C4S an den betroffenen Drittanbieter oder Subunternehmer übermittelt.
Falls Sie sich an einen Anwalt wenden und durch diesen ein Einspruch in Ihrem Auftrag eingebracht wird, gibt C4S Ihre oben genannten personenbezogenen Daten an den Anwalt weiter, die zur Klärung des Einspruchsfalls benötigt werden.
Solange das Verfahren aufrecht ist, werden die oben beschriebenen personenbezogenen Daten nicht gelöscht. Danach gelten die generellen Aufbewahrungs- und Löschfristen.
5.3.7 Auflösung des Vertrags
Kündigen Sie Ihre laufenden Verträge oder läuft der letzte noch laufende Vertrag wie geplant aus, so werden Ihre personenbezogenen Stammdaten sowie gespeicherte Kundeninteraktionen nach 3,5 Jahren gelöscht, da Sie innerhalb einer Frist von 3 Jahren Ihre zivilrechtlichen Ansprüche geltend machen können. Wird der Vertrag jedoch von C4S aufgrund von Zahlungsverzug gekündigt, so kann sich die Aufbewahrungsdauer bis zur Begleichung sämtlicher Forderungen verlängern.
6 Kommunikation und Information
6.1 Kundenumfragen
C4S ist bemüht die Zufriedenheit seiner Kunden mit den Leistungen zu erheben, um entsprechende Verbesserungsmaßnahmen setzen zu können. Zu diesem Zweck können Sie, wenn Sie dem Erhalt von Angeboten und Produkten von C4S zugestimmt haben, telefonisch, per SMS oder Email von Partner-Agenturen von C4S kontaktiert werden.
Die Agenturen erhalten für die Umfrage Ihre Stammdaten. Bei der Umfrage können Sie dann selbst bestimmen, ob Sie Ihre Meinung anonym oder personenbezogen an C4S richten möchten.
Sie können Ihre Zustimmung zur Teilnahme an einer Kundenbefragung von C4S jederzeit per Post, telefonisch oder per Kontaktformular widerrufen.
6.2 Zusendung von wichtigen Informationen
In manchen Situationen kann C4S gesetzlich, vertraglich oder im Sinne einer beratenden Funktion dazu verpflichtet sein, Sie über bestimmte Sachverhalte zu informieren. Das kann beispielsweise eine Änderungen zu Ihrem Vertrag, die Einstellung oder Änderung eines bestimmten Services oder eine Lieferverzögerung sein. In anderen Fällen möchten wir Sie rechtzeitig über geplante Änderungen informieren, um Ihnen etwaige Unannehmlichkeiten zu ersparen.
Um Sie persönlich darüber informieren zu können, werden Ihre Stammdaten sowie zusätzliche Informationen wie Ihre laufenden Verträge bei C4S verarbeitet.
Diese Informationen werden Ihnen z.B. per Email, telefonisch, per Post oder auf einer Rechnung übermittelt.
7 Unsere Website
Registrierung
Selbstverständlich würden wir es begrüßen, wenn Sie sich auf unserer Website registrieren. Die Registrierung hat den Vorteil, dass sie zu Beiträgen oder auch bestimmten Seiten der Website Kommentare schreiben können, oder auch eigene Beiträge einreichen können. Ihre Beiträge und Kommentare müssen allerdings vom Betreiber freigegeben werden, bevor sie auf der Website sichtbar werden.
Die für WordPress eingesetzte Datenbank speichert Ihre bei der Registrierung eingegebenen Daten in einer Tabelle für Benutzer. Die Struktur dieser Tabelle entnehmen Sie bitte entsprechenden Beschreibungen zu WordPress wie z.B. auf https://codex.wordpress.org.
Für Benutzer, die sich auf unserer Website registrieren, speichern wir zusätzlich die persönlichen Informationen, die sie in ihren Benutzerprofilen angeben. Alle Benutzer können jederzeit ihre persönlichen Informationen einsehen, verändern oder löschen (der Benutzername kann nicht verändert werden). Administratoren der Website können diese Informationen ebenfalls einsehen und verändern.
In Ihrem Benutzerprofil können Sie verschiedenste Daten zu Ihrer Person hinterlegen, diese sind aber (bis auf Benutzername, Email-Adresse und Spitzname) nicht verpflichtend. Sollten Sie Ihre Registrierung bei uns löschen wollen, ersuchen wir Sie um eine entsprechende Mitteilung an C4S per Post, telefonisch oder per Kontaktformular. Ihr Account wird dann mit allen Daten (inklusive Profilfoto falls vorhanden) gelöscht.
Kommentare
Wenn Besucher Kommentare auf der Website schreiben, sammeln wir die Daten, die im Kommentar-Formular angezeigt werden, außerdem die IP-Adresse des Besuchers und den User-Agent-String (damit wird der Browser identifiziert), um die Erkennung von Spam zu unterstützen.
Aus Ihrer E-Mail-Adresse kann eine anonymisierte Zeichenfolge erstellt (auch Hash genannt) und dem Gravatar-Dienst übergeben werden, um zu prüfen, ob Sie diesen benutzen. Die Datenschutzerklärung des Gravatar-Dienstes finden Sie hier: https://automattic.com/privacy/. Nachdem Ihr Kommentar freigegeben wurde, ist Ihr Profilbild öffentlich im Kontext Ihres Kommentars sichtbar.
Die von Ihnen erstellten Beiträge und Kommentare bleiben auch im Falle einer Löschung Ihres Kontos erhalten. Sollten Sie auch diese löschen wollen, bitten wir Sie um einen entsprechenden Hinweis im Rahmen Ihres Löschauftrags. Der Ersteller der Beiträge und Kommentare wird in diesem Fall anonymisiert, indem der Benutzername durch „Deleted User“ ersetzt wird.
Medien
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