Wenn man an Vorlagen oder Formulare im Umfeld des Projektmanagements denkt, fällt den meisten Menschen die volle Breite der Möglichkeiten mit allen Ausprägungen ein und läßt sie aufstöhnen in Erwartung der stupiden Bürokratie, die sie damit implizit erwarten.
Der Gesamtumfang von Möglichkeiten, die in den diversen Modellen des Projektmanagements bis hin zum Portfoliomanagement, Programm-Management und Projekt-Controlling beschrieben wird ist objektiv gesehen auch beachtlich. Projektauftrag, Arbeitspaketbeschreibungen, diverse Protokolle und viele andere sind mittlerweile Standard im Projektmanagement. Die Frage, die sich ein Praktiker in diesem Zusammenhang stellt, lautet daher: Ist das alles wirklich notwendig? Die Antwort darauf ist wie so oft ein klares JEIN.
Es ist zum Beispiel eher sinnlos für ein Projekt mit einem Umfang von wenigen Wochen und einem Budget von sagen wir mal 30.000 EUR einen Kommunikationsplan zu erstellen (Ausnahmen bestätigen auch hier die Regel). Andererseits ist ein Staudammprojekt ohne genaue Dokumentation so gut wie aller Vorgänge, die das Projekt betreffen, aus Sicht des Auftragnehmers ein sehr riskantes Unterfangen. Die Wahrheit liegt also irgendwo in der Mitte und führt uns zu einem Thema, das auf den ersten Blick mit den Formularen nicht sehr viel zu tun hat – nämlich mit der Klassifizierung von Projekten und dem daraus folgenden Tailoring des Projektmanagements.
Die Klassifizierung von Projekten beschreibt die Einteilung in verschiedene Gruppen anhand (möglichst) objektiver Kriterien – zum Beispiel Budget, Laufzeit, Anzahl der Mitarbeiter, etc. Diese Kriterien sind von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Oft unterscheiden sie sich sogar von Bereich zu Bereich innerhalb eines Unternehmens. Unterschiedliche Geschäftsbereiche eines Unternehmens haben mit hoher Wahrscheinlichkeit auch unterschiedliche Bedürfnisse bezüglich des Projektmanagements. Aufgrund der Klassifizierung lassen sich Vorgaben für das Tailoring von Projekten erarbeiten. Siehe dazu auch den Artikel Projektklassifizierung von Dipl.-Kfm. Berekat Karavul (PMH).
Das Tailoring beschäftigt sich in diesem Kontext mit dem Zurechtschneidern des Vorgehensmodells auf die eigenen Bedürfnisse für die jeweilige Kategorie, in die das Projekt fällt. Hier geht es darum, für eine Kategorie von Projekten oder auch nur für ein bestimmtes festzulegen, was verwendet werden muss/soll/kann. Tailoring hat erhebliche Auswirkungen auf Umfeldfaktoren wie Kundenzufriedenheit und Mitarbeitermotivation. Zuviel des Guten artet einerseits in Papierkrieg (auch wenn die Dokumente meist elektronisch abgelegt werden) aus. Zuwenig Dokumentation in einem Projekt beeinträchtigt die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und gibt Raum für Spekulationen und Unklarheiten sobald Diskontinuitäten auftreten. Siehe dazu auch den Artikel So wichtig ist Tayloring von Andreas Wolf.
Aus dieser Sicht ist es daher erforderlich, sowohl die Klassifizierung von Projekten als auch das Tayloring des Projektmanagements möglichst gut an das Unternehmen bzw. Projekt anzupassen und in Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Projektmanager durchzuführen. Das erforderliche Formularwesen ist in der Projektarbeit dann auch entsprechend an die Projektmitarbeiter zu kommunizieren und vom Projektmanager einzufordern.
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