Projektmanagement

Projektdiskontinuitäten – Teil 2

Wie jeder Projektmanager weiß, bedeutet eine Diskontinuität in Projekten im Allgemeinen eine Instabilität des Projekts – gefürchtet einerseits und andererseits oft Ausgangspunkt für Folgeprobleme oder gar echte Projektkatastrophen. Hier finden sie nun Teil 2 meiner Betrachtungen. Falls sie Teil 1 noch nicht gelesen haben …


Der Auftraggeber entscheidet, wie im Falle einer Diskontiniutät im Rahmen eines Projekts mit dieser weiter umgegangen wird. Es ergeben sich grundsätzlich mehrere Möglichkeiten:

  • Projektabbruch: ein Projektabbruch bedingt eine geordnete Beendigung des Projekts mit allen Konsequenzen, die sich daraus ergeben.
  • Projektunterbrechung: ein Zeitplan für die Wiederaufnahme oder die Entscheidung zum endgültigen Abbruch des Projekts ist an das Projektteam und die Stakeholder zu kommunizieren.
  • Bewältigung der Diskontiniutät im Projekt: die projektinterne Bewältigung der Diskontinuität erfordert in mindestens einer Ecke des magischen Dreiecks eine Änderung, damit die geänderte Situation berücksichtigt werden kann.

Für die professionelle Bewältigung von Diskontinuitäten kommt ein Projektmanager mit den üblichen Werkzeugen des Projektmanagements nicht weiter. Es bedarf daher einiger zusätzlicher Ressourcen und Tätigkeiten, die auch Zeit erfordern:

  1. magisches Dreieck im Projektmanagement

    magisches Dreieck im Projektmanagement

    Bewertung der Diskontinuität
    Die Bewertung einer Diskontinuität erstreckt sich auf die drei Dimensionen des Projektmanagements im sogenannten Magischen Dreieck. Die Erwartungshaltung des Auftraggebers und der Stakeholder wird durch die Fläche des grünen Dreiecks repräsentiert. Jede Änderung an den Vorgaben des Projekts hinsichtlich einer der drei Dimensionen hat eine Änderung (größer oder kleiner) dieser Fläche zur Folge. Soll die Fläche gleich bleiben, ist in der Folge an einer oder beiden anderen Dimensionen des Dreiecks ebenfalls eine Veränderung vorzunehmen.
    Diese Änderungen sind in aller Klarheit an Auftraggeber und Stakeholder zu kommunizieren.

  2. Neuplanung des Projekts
    Das Projekt muss aufgrund der neuen Situation (veränderte Ressourcen, Zeit, Projektinhalte etc.) neu geplant werden. Die im Standardablauf vorgesehene rollierende Planung reicht hierbei nicht aus, da sich womöglich aufgrund geänderter Projektinhalte der Projektstrukturplan und die Arbeitspakete verändert haben. Weiters ist davon auszugehen, dass sich auch Dinge wie Liquiditätsplanung, Risikmanagement, Umfeldanalyse etc. verändert haben. Diesen Änderungen ist durch eine Neuplanung des Projekts Rechnung zu tragen.
  3. Arbeitsfähigkeit des Teams wiederherstellen
    Das Projektteam ist über die geänderte Situation in Kenntnis zu setzen und bei der Neuplanung des Projekts miteinzubeziehen. Nur so erhält das Team einen Überblick in der notwendigen Tiefe und kann dann auch die neuen bzw. geänderten Arbeitspakete übernehmen und im neuen Kontext auch verstehen, was dabei zu tun ist.
    Die Teammitglieder müssen nicht nur auf der fachlichen sondern auch auf der emotionalen Ebene abgeholt werden. Die Änderungen im Projekt können durchaus personelle Änderungen in der Projektorganisation zur Folge haben. Hier sind dann Ängste und Befindlichkeiten zu berücksichtigen bzw. durch geeignete Maßnahmen in produktive Bahnen zu lenken.
  4. unabhängige und professionelle Führung
    Zu guter Letzt verlangen Änderungen in Projekten immer auch professionelle und unabhänige Führung durch den Projektmanager. Eine Vereinnahmung des Projektmanagers durch den Auftraggeber oder einen Stakeholder ist in dieser Situation kontraproduktiv. Ein Rückzug auf kalte Fakten ohne ein gewisses Maß an Einfühlungsvermögen kann allerdings ebenfalls zu Problemen im Projektteam führen, die in der Folge erhebliche Reibungsverluste verursachen.

Zu Teil 1

Quintessenz der Betrachtung von Diskontinuitäten aus meiner Sicht: rechtzeitige und schonungslose Kommunikation!