Ungeliebt und daher mehr schlecht als recht geführt
Das zentrale Thema des Projektinformationswesens wird von den meisten Projektmanagern gehasst wie die Pest. Vermeiden wie der Teufel das Weihwasser würden sie es gern, aber das läßt sich einerseits nicht bewerkstelligen und andererseits wäre das auch fatal.
Solange in einem Projekt alles bestens läuft, ist es auch nicht so wichtig, Vorgänge im und um das Projekt herum zu dokumentieren. Spätestens aber beim Eintreten der ersten Abweichung ist man als Projektmanager froh, wenn man ein vernünftiges Projektinformationswesen aufgebaut hat. Und seien wir mal ehrlich, welches Projekt erlebt keine einzige Abweichung? Dabei ist es völlig egal um welche Art von Abweichung – Claim, geänderter Projektauftrag, Diskontinuität, etc. – es sich handelt. Schon eine Anfrage des Steuerungskreises nach einem bereits zurückliegenden Statusbericht kann da recht schnell Hektik auf seiten des Projektmanagers auslösen.
die Zweiteiligkeit des Projektinformationswesens
Aber das Projektinformationswesen ist nicht nur für den Projektmanager wichtig, sondern auch für die Projektteamglieder und auch die Projektmitarbeiter essentiell. Dort finden sie im Regelfall alle Informationen, die sie für die Projektarbeit benötigen – angefangen von Besprechungsprotokollen bis hin zur aktuellsten Version des Projektplans. Natürlich nur wenn es eine festgelegte Ablagestruktur mit Namenskonventionen gibt, die eine Suche im verwendeten System stark vereinfacht.
Einige grundlegende Vorteile eines guten Projektinformationswesens:
- Nachvollziehbarkeit aller Entscheidungen, Änderungen und sonstiger Vorgänge durch ihre Dokumentation
- Neu in ein Projekt eintretende Mitarbeiter finden sich wesentlich schneller zurecht und werden früher produktiv
- Vermeidung von Unklarheiten
- Adhoc-Anfragen aus dem Projektumfeld können mit sehr überschaubarem Aufwand beantwortet werden
- Informationen bleiben erhalten – es wird schlicht nichts vergessen
- …
Meistens lernt man den Wert eines guten Projektinformationswesens erst dann zu schätzen, wenn einer der folgenden Punkte eintritt:
- Es kommt gegen Ende des Projekts zu unterschiedlichen Ansichten (zwischen Auftraggeber und Projektmanager) bezüglich der gelieferten Ergebnisse und deren Qualität.
- Das Projektbudget (Personalressourcen oder Geld) muss in irgendeiner Form aufgestockt werden.
Gibt es in diesen beiden Situationen kein Projektinformationswesen, dann wird es für den Projektmanager sehr schwierig zu argumentieren.